Cwynion am ein gwasanaeth – ein polisi

Diweddarwyd 28 Gorffennaf 2025

Ynglŷn â'r dudalen hon

1. Rydym wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth o safon uchel i'n cwsmeriaid. Rydym yn croesawu'r cyfle i ystyried ac ymateb i bryderon am ein gwasanaeth fel y gallwn helpu i ddatrys problemau a gwella'n gwasanaeth.
2. Mae'r dudalen hon yn nodi ein Polisi Cwynion a'r prosesau ar gyfer gwneud ac ymateb i gŵynion am ein gwasanaeth. Mae'n ddarllen defnyddiol er mwyn i'r rhai sydd am wneud cwyn am ein gwasanaeth ddeall pa gŵynion y gallwn eu hystyried a sut y byddwn yn eu trin.

Sut i wneud cwyn

Datrys cwynion yn anffurfiol

3. Byddwn bob amser yn ceisio datrys cwynion yn anffurfiol lle bo modd. Yn gyntaf, rydym yn eich annog i ddweud wrth y person sydd wedi bod yn delio â'ch problem beth yw eich cwyn. Yn aml byddant yn gallu datrys pethau. Ond, os na allwn ddatrys pethau'n anffurfiol, gallwch godi cwyn gwasanaeth cwsmeriaid ffurfiol.

Sut ydw i'n gwneud cwyn ffurfiol am wasanaeth SRA?

4. Gallwch lenwi'n ffurflen cwynion. Rydym hefyd yn derbyn cwynion yn ysgrifenedig, drwy e-bost, neu drwy siarad â'r unigolyn rydych wedi bod yn delio â nhw neu eu rheolwr.
5. Y wybodaeth y mae ei hangen arnom gennych chi yw:
   • eich enw llawn, manylion cyswllt ac unrhyw gyfeirnod sydd gennych ar gyfer eich achos
   • yr hyn rydych chi'n meddwl ein bod ni wedi'i wneud o'i le
   • yr hyn rydych chi'n meddwl y dylem ei wneud i wneud yn iawn am y peth.

Mathau o gŵynion

Pa fath o gŵyn alla i ei wneud?

6. Gellir gwneud cwyn am unrhyw agwedd o'r gwasanaeth a ddarparwn, neu rywbeth rydym wedi methu â'i wneud. Mae enghreifftiau'n cynnwys:
   • camgymeriadau neu ddiffyg gofal
   • oedi afresymol
   • ymddygiad amhroffesiynol
   • gwahaniaethu
   • rhagfarn.

A allaf i wneud cwyn am benderfyniad rheoleiddiol rydych chi wedi'i wneud?

7. Bydd yr hyn a allwch ofyn i ni ei wneud yn dibynnu ar a ydym yn eich rheoleiddio chi ai peidio, a beth mae'r penderfyniad yn ymwneud ag ef. Edrychwch isod i weld pa opsiwn sy'n berthnasol i chi. Mae adolygiadau ac apeliadau yn erbyn penderfyniadau rheoleiddiol y tu allan i'r Polisi Cwynion hwn ac maent yn ddarostyngedig i derfynau amser llym, felly gwnewch unrhyw gais yn brydlon.
   1. Os ydym yn eich rheoleiddio chi/eich cwmni ac rydym wedi gwneud penderfyniad rheoleiddio ffurfiol yn eich erbyn chi/eich cwmni

      Os ydym yn eich rheoleiddio chi/eich cwmni a'ch bod yn anfodlon â phenderfyniad rheoleiddio ffurfiol rydym wedi'i wneud yn eich erbyn chi neu'ch cwmni (er enghraifft, penderfyniad disgyblu neu awdurdodi), rydym yn eich cynghori i ddefnyddio unrhyw broses apelio sydd ar gael. Bydd hyn yn gyffredinol yn cynnwys adolygiad o'n penderfyniad neu apêl i gorff allanol. Mae'r prosesau hyn y tu allan i'r Polisi Cwynion. Cysylltwch â'r tîm rydych wedi bod yn delio ag ef a gofynnwch am fanylion.

   2. Rydych wedi gwneud hawliad ar Gronfa Iawndal SRA ac rydych yn anfodlon â'r canlyniad

      Os ydych chi wedi gwneud hawliad aflwyddiannus ar Gronfa Iawndal SRA ac yn dymuno ei herio, rydym yn eich cynghori i ddefnyddio'r broses adolygu. Mae hyn y tu allan i'r Polisi Cwynion. Cysylltwch ag aelod staff y Gronfa Iawndal rydych wedi bod yn delio â nhw a gofynnwch am adolygu'r penderfyniad.

   3. Os ydych chi wedi adrodd am gwmni neu gyfreithiwr i ni a'ch bod yn anfodlon â'r canlyniad

      Os ydych chi wedi adrodd am gwmni neu gyfreithiwr i ni a'ch bod yn anfodlon â'r canlyniad (er enghraifft rydym yn gwneud penderfyniad rheoleiddiol i beidio ag ymchwilio), dylech roi gwybod i ni os credwch fod y penderfyniad yn sylweddol ddiffygiol a'r rhesymau pam neu os oes gennych wybodaeth newydd y credwch y bydd yn effeithio'r canlyniad. Os cytunwn fod hyn yn wir, gallwn adolygu'r penderfyniad. Fodd bynnag, mae adolygiadau y tu allan i'r Polisi Cwynion, felly cysylltwch â'r tîm rydych wedi bod yn delio ag ef.

8. Os, wrth ddelio â chwyn am wasanaeth, ystyriwn y gallai fod gwall sylweddol wedi bod yn ein proses gwneud penderfyniadau neu os credwn fod gwybodaeth newydd a allai effeithio ar y penderfyniad, byddwn yn cyfeirio'r mater yn ôl at y tîm perthnasol. Bydd y tîm wedyn yn ystyried a ddylid adolygu'r penderfyniad. Wrth benderfynu a yw adolygiad yn briodol, gall y tîm ystyried:
   • a yw'r weithdrefn gywir wedi'i dilyn
   • a yw'r holl wybodaeth berthnasol wedi'i hystyried ac nad yw gwybodaeth amherthnasol wedi'i hystyried
   • a yw Safonau a rheoliadau neu ganllawiau neu ddeddfwriaeth arall wedi'u cymhwyso'n gywir
   • a yw'r penderfyniad yn rhesymol.

Ni fydd tîm gweithredol yn adolygu penderfyniad flwyddyn neu fwy ar ôl iddo gael ei wneud oni bai bod amgylchiadau eithriadol.

Ymatebion Diogelu Data a Chod Tryloywder

9. Os ydych chi'n anfodlon â phenderfyniad neu'r gwasanaeth a ddarparwyd yn gysylltiedig â chais a wnaed o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data (er enghraifft, cais am fynediad at ddata gan y testun), neu gais Cod Tryloywder, gallwch ofyn am adolygiad o'r penderfyniad neu gwyno. Rhaid gwneud y cais hwn yn ysgrifenedig i'r Tîm Llywodraethu Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth (y Tîm Cydymffurfiaeth). Gweler ein hysbysiad preifatrwydd ac adran 'Proses adolygu' Cod Tryloywder SRA.
10. Bydd ein Tîm Cwynion Corfforaethol ond yn ymateb i'r mathau hyn o gŵynion cam 2 os yw'r Tîm Cydymffurfiaeth eisoes wedi cynnal ei adolygiad ei hun ac wedi ymateb.
11. Ni fyddwn yn adolygu, rhoi sylw ar neu newid unrhyw benderfyniad i ryddhau gwybodaeth neu gydymffurfio â rhwymedigaethau deddfwriaeth Diogelu Data o dan y Polisi Cwynion. Byddwn ond yn ystyried y gwasanaeth a

Sut rydym yn trin cwynion – pwy fydd yn ymateb a phryd

Cam 1: Bydd y tîm rydych wedi bod yn delio ag ef yn ymateb i'ch cwyn

12. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd rhywun o'r tîm rydych wedi bod yn delio ag ef yn ymateb i'ch cwyn yn y lle cyntaf. Gallai'r person hwn fod yr un a oedd yn delio â'ch mater/problem, neu gallai fod yn uwch gynghorydd gwasanaethau cwsmeriaid, yn rheolwr, neu'n swyddog cwynion.
13. Bydd eich cwyn yn cael ei chydnabod cyn gynted â phosibl o fewn pum diwrnod gwaith a byddwn yn ymateb iddi o fewn 20 diwrnod gwaith (pedair wythnos) o dderbyn eich cwyn. Efallai y byddwn yn gallu delio â'ch mater yn gyflym dros y ffôn, neu efallai y bydd angen i ni gynnal adolygiad manwl o'ch pryderon. Os oes angen rhagor o amser arnom, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn esbonio pam.
14. Byddwn hefyd yn ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi am ganlyniad eich cwyn. Os nad ydych chi'n fodlon â'r canlyniad, bydd gennych y cyfle i'w uwchgyfeirio.

Cam 2: Os nad ydych chi'n fodlon, gallwch uwchgyfeirio'ch cwyn

15. Ein Tîm Cwynion Corfforaethol sy'n rheoli cwynion cam 2. Os byddwch yn codi cwynion newydd ar y cam hwn, mae'n bosib y byddwn yn gofyn i'r tîm roeddech chi'n delio ag ef i ymateb i'r set newydd o gŵynion yn gyntaf i weld a allant eu datrys.
16. Os yw'ch pryderon eisoes wedi cael ymateb ar gam 1, byddwn yn cydnabod eich cais i uwchgyfeirio'ch pryderon o fewn pum diwrnod gwaith ac yn ymateb i chi o fewn 25 diwrnod gwaith (pum wythnos) o dderbyn eich cwyn. Os oes angen rhagor o amser arnom, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn esbonio pam.
17. Byddwn hefyd yn ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi am ganlyniad eich cwyn. Os ydych chi'n anfodlon â'n hymateb o hyd, gallwch ofyn i'r Adolygydd Cwynion Annibynnol adolygu'ch cwyn gwasanaeth.

Cam 3: Os ydych chi'n anfodlon o hyd, gall yr Adolygydd Cwynion Annibynnol adolygu sut y gwnaethon ni drin y gŵyn. Mae rhagor o fanylion am y broses hon ar gael ym mharagraffau [36] i [43].

Symud yn syth at gam 2 yn y broses cwynion

18. Pan fyddwn yn derbyn cwyn, byddwn yn penderfynu a ddylid ei chyfeirio at y tîm lle cododd y gŵyn (cam 1) neu a ddylai ein Tîm Cwynion Corfforaethol ymdrin â hi (cam 2). Rydym yn ymdrin â'r mwyafrif o'n cwynion yng ngham 1 yn gyntaf.
19. Mae'n bosib y bydd yn fwy priodol cyfeirio rhai cwynion yn syth at ein Tîm Cwynion Corfforaethol yng ngham 2. Y Tîm Cwynion Corfforaethol fydd yn penderfynu ar hyn. Mae'r rhain yn cynnwys:
    • Cwynion sy'n ymwneud â gwaith mwy nag un o'n timau. Yn yr achosion hyn, bydd y Tîm Cwynion Corfforaethol yn paratoi un ymateb.
    • Cwynion lle penderfynwn for yr achos yn sensitif neu'n uchel ei broffil.
    • Cwynion lle mae'n debygol y bydd effaith sylweddol arnom ni a/neu arnoch chi. Er enghraifft, achosion lle gallai'r canlyniad effeithio ar ein gwaith yn ehangach nag o fewn y tîm lle cododd y gŵyn neu lle rydym yn rhan o achos cyfreithiol cysylltiedig.
    • Cwynion lle byddai ymateb cam 1 gan y tîm rydych chi wedi bod yn delio ag ef yn amhriodol oherwydd bod chwalfa ddifrifol o ymddiriedaeth a hyder rhyngoch chi a'r tîm.
    • Unrhyw gŵynion yn ymwneud yn unig â'r gwasanaeth a ddarparwyd gan y Tîm Cydymffurfio lle mae adolygiad mewnol eisoes wedi'i gynnal.
20. Os bydd ein Tîm Cwynion Corfforaethol, ar unrhyw adeg, yn penderfynu bod cwyn a gyfeiriwyd ar gyfer ymateb cam 1 yn dod yn fwy addas ar gyfer ymateb cam 2 (neu i'r gwrthwyneb), bydd y gŵyn yn cael ei throsglwyddo yn unol â hynny. Byddwn yn egluro ein penderfyniad i chi a'r rhesymau drosto.

Beth i'w ddisgwyl gennym ni pan fyddwn yn ymateb i'ch cwyn

21. Os byddwch yn cwyno am y gwasanaeth a ddarparwn, mae ein Siarter Cwynion yn egluro yr hyn y gallwch ei ddisgwyl gennym ni a sut y byddwn yn trin eich cwyn.

Pa ganlyniadau allwn ni eu darparu?

22. Os yw'ch cwyn neu ran ohoni'n cael ei chynnal, gallwn gynnig rhai o'r rhwymedïau canlynol neu bob un ohonynt:
    • cydnabyddiaeth lawn ac eglurhad o unrhyw wasanaeth gwael
    • ymddiheuriad
    • camau priodol i unioni'r sefyllfa, megis estyniad amser i ymateb i derfyn amser
    • gallwn drosglwyddo gwybodaeth i dîm gweithredol a'i ofyn i'w hystyried
    • argymhellion priodol ar gyfer camau gweithredu i wella ein gwasanaeth i gwsmeriaid yn y dyfodol.

Ydych chi'n cynnig taliadau iawndal neu ad-daliadau?

23. Nac ydyn, fel rheoleiddiwr yn hytrach na busnes masnachol, nid ydym yn cynnig taliadau iawndal ar gyfer gwasanaeth gwael.
24. Fodd bynnag, os ydych chi wedi talu ffi, byddwn yn ystyried ad-daliad yn yr amgylchiadau cyfyngedig canlynol:
    • rydych wedi ein gordalu ni, neu wedi gwneud taliadau dyblyg mewn camgymeriad
    • mae cais wedi'i wneud mewn camgymeriad, neu mae cais anghyflawn wedi'i gyflwyno, ac rydych wedi tynnu'ch cais yn ôl cyn i unrhyw waith achos ddechrau.

Beth alla i ei wneud os ydw i'n anfodlon â'r ffordd y cafodd y gŵyn ei thrin yng ngham 1 neu gam 2?

25. Rydym yn eich annog i drafod eich pryderon â'r person sy'n trin eich cwyn i weld a allwn eu datrys. Ond ni fyddwn yn gallu trosglwyddo'r mater i berson newydd i'w reoli nac uwchgyfeirio eich pryderon drwy'r llinell reoli. Os bydd gennych bryderon o hyd pan fydd y person sy'n ymdrin â'ch cwyn wedi darparu eu hymateb terfynol, gellir ystyried eich mater yng ngham nesaf y broses cwynion. Er enghraifft, gellir ystyried pryderon am drin cwynion yng ngham 1 yng ngham 2. Gall yr Adolygydd Cwynion Annibynnol ystyried pryderon am drin cwynion yng ngham 2.

Allwch chi edrych ar fy nghwyn am drydydd parti neu gwmni sy'n gweithredu ar ran SRA?

26. Gallwch wneud cwyn am ein staff neu unrhyw un rydym wedi'i awdurdodi i weithredu ar ein rhan. Er enghraifft, cyfreithwyr panel neu gwmnïau rydym wedi allanoli ein gwaith iddynt.
27. Fodd bynnag, ni allwn ystyried cwynion am yr Adolygydd Cwynion Annibynnol na Kaplan SQE Limited o dan y Polisi Cwynion gan fod gan y cwmnïau hyn eu prosesau cwynion eu hun.

Codwch eich cwyn yn uniongyrchol gyda nhw.

Faint o amser sydd gennyf i i godi fy nghwyn?

28. Codwch eich cwyn cyn gynted â phosib fel y gallwn ymchwilio iddi a'i datrys gobeithio. Rydym yn derbyn cwynion am ein gwasanaeth o fewn chwe mis i'r pryder/digwyddiad. Gallwn wneud eithriadau os oes rhesymau pam eich bod wedi cael eich oedi cyn codi'ch cwyn. Er enghraifft, os byddwch yn dod yn ymwybodol o'r mater ar ôl y cyfnod o chwe mis.

Cwynion na fyddwn yn eu hystyried o dan y polisi hwn

29. Mae'n well trin rhai cwynion y tu allan i'r polisi hwn. Er enghraifft, pryderon cyffredinol ynghylch rhywbeth rydym wedi'i ddweud yn y cyfryngau neu feirniadaeth o un o'n polisïau.
30. Ni fyddwn yn ystyried cwynion am faterion nad ydych chi'n berson yn rhan ohonynt. Yr unig eithriad i hyn yw os ydych chi'n gweithredu ar ran person arall sy'n rhan o'r achos a bod gennym eu cydsyniad i rannu'r wybodaeth â chi.
31. Ni fyddwn yn ymateb i gŵynion gwasanaeth o dan y polisi hwn os byddwch yn cyflwyno hawliad cyfreithiol yn ein herbyn neu'n anfon gohebiaeth cyn-gweithredu atom am yr un materion neu faterion cysylltiedig. Yn lle hynny, bydd ein tîm cyfreithiol yn ymateb y tu allan i'r polisi hwn.
32. Byddwn yn cydnabod cwynion sy'n disgyn y tu allan i'r polisi hwn ac yn egluro pam eu bod yn disgyn y tu allan i'r polisi hwn. Os gallwn ddarparu ymateb y tu allan i'r polisi hwn, byddwn yn egluro pwy fydd yn ymateb a phryd.

Rhesymau pam fyddwn yn gohirio edrych ar gŵyn

33. Mewn achosion eithriadol, mae'n bosib y byddwn yn penderfynu gohirio ystyried cwyn. Er enghraifft, pan fydd angen i weithdrefnau disgyblu mewnol yn erbyn aelod(au) o'n staff ddod i ben. Mewn achosion o'r fath, byddwn yn gohirio'r gŵyn tan ein bod yn gorffen y materion eraill. Byddwch yn cael gwybod am y rhesymau ein bod wedi gohirio'r ymateb cwyn a byddwch yn gallu gofyn i'r Adolygydd Cwynion annibynnol am adolygiad o' penderfyniad i ohirio.

Trin cwynion pan fydd achos rheoleiddiol sy'n mynd rhagddo

A fyddwch chi'n gohirio'r achos rheoleiddiol tra byddwch yn ystyried fy nghwyn?

34. Yn y rhan fwyaf o achosion, ni fyddwn yn atal ein gwaith rheoleiddio tra byddwn yn ystyried cwyn. Fodd bynnag, os byddwch yn gwneud cais i'r achos rheoleiddiol gael ei atal dros dro tra byddwn yn ymateb i'r gŵyn, byddwn yn ei ystyried ac yn egluro ein penderfyniad i chi yn ysgrifenedig. Wrth benderfynu, byddwn yn ystyried:
    • budd y cyhoedd a'n cyfrifoldeb i ddiogelu cleientiaid a'r cyhoedd
    • natur y gŵyn a wnaed, yn benodol a allai gael effaith sylweddol ar ganlyniad yr achos rheoleiddiol pe bai'n cael ei gynnal
    • y rhesymau a rhoddwyd am y cais, a p'un a bydd unrhyw anfantais sylweddol i chi os bydd yr achos yn parhau tra bod y gŵyn yn cael ei hystyried
    • p'un a bydd unrhyw effaith sylweddol ar unrhyw drydydd parti.

Rwy'n anfodlon ag aelod o staff sy'n ymdrin â fy mater rheoleiddiol. A fyddwch chi'n trosglwyddo fy mater i aelod arall o staff?

35. Ni fyddwn fel arfer yn ystyried bod trosglwyddo mater i aelod arall o staff yn angenrheidiol i gynna uniondeb ein gwaith rheoleiddiol, nac ei fod yn briodol gwneud hynny ar gais.

Adolygiad cwynion annibynnol

36. Nid yw'r Adolygydd Cwynion Annibynnol yn gyflogai SRA ac mae'n gwneud ei benderfyniadau'n hollol annibynnol. Gallwch naill ai ddweud wrthym yr hoffech i ni gyfeirio'ch cwyn neu ei wneud drosto'ch hun. Rhaid i chi wneud hyn o fewn 20 diwrnod gwaith (pedair wythnos) o ddyddiad ein hymateb cam 2.
37. Ni all yr Adolygydd Cwynion Annibynnol Adolygu na gwrthdroi unrhyw benderfyniadau rheoleiddiol rydym wedi'u gwneud. Ei rôl yw ystyried sut ydym wedi ymdrin â'ch cwyn gwasanaeth yng ngham 1 a cham 2.
38. Os byddwch yn gofyn i'r Adolygydd Cwynion Annibynnol adolygu'ch cwyn, bydd yn ystyried:
    • a yw ein triniaeth o gŵyn wedi bod yn drylwyr ac yn deg
    • a yw pob ffaith berthnasol wedi'i hystyried
    • a oedd casgliadau'r gŵyn yn rhesymol ac wedi'u hesbonio'n briodol
    • a gafodd y gŵyn ei thrin yn effeithlon a heb oedi diangen.
39. Bydd yr Adolygydd Cwynion Annibynnol yn egluro canlyniad ei adolygiad i chi yn ysgrifenedig. Gall argymell unrhyw un o'r canlynol:
    • dim camau gweithredu pellach
    • ein bod yn ymddiheuro i chi
    • ein bod yn cymryd camau gweithredu priodol i unioni'r gwasanaeth a ddarparwyd
    • ein bod yn cymryd camau gweithredu priodol i wella'n gwasanaeth i gwsmeriaid yn y dyfodol.

Sut i gysylltu â'r Adolygydd Cwynion Annibynnol

40. Gallwch gysylltu â'r Adolygydd Cwynion Annibynnol:

    Drwy e-bost: complaintsreview@cedr.com

    Drwy'r post:

    Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) 100 St. Paul's Churchyard
    Llundain
    EC4M 8BU
    Deyrnas Unedig

    Dros y ffôn: 020 7536 6000

A all yr Adolygydd Cwynion Annibynnol wrthod edrych ar fy nghwyn?

41. Gall, gall yr Adolygydd Cwynion Annibynnol benderfynu peidio ag adolygu cwyn yn yr amgylchiadau canlynol:
    • Mae'r gŵyn y tu allan i derfyn amser cyfeirio'r Adolygydd Cwynion Annibynnol.
    • Nid yw'r gŵyn o fewn cylch gorchwyl yr Adolygydd Cwynion Annibynnol. Er enghraifft, ni all adolygu cwyn am benderfyniad rheoleiddiol, er y gall adolygu cwynion am y ffordd y mae penderfyniadau'n cael eu gwneud.
    • Mae'n ymddangos ein bod ni wedi ystyried y gŵyn yn llawn eisoes.
    • Mae'n ymddangos bod cyfle i'w datrys rhyngoch chi a ni. Os yw'r Adolygydd Cwynion Annibynnol yn meddwl bod datrysiad yn bosib, bydd yn trafod hyn gyda chi a ni i weld a ellir cytuno ar ddatrysiad.
    • Mae'n ymddangos, yn yr holl amgylchiadau, y byddai adolygiad yn afresymol neu'n anghymesur.

A yw penderfyniad yr Adolygydd Cwynion Annibynnol yn derfynol?

42. Ydy, os nad yw'r Adolygydd Cwynion Annibynnol yn gwneud unrhyw argymhelliad, dyna ddiwedd y broses cwynion. Mae ei benderfyniad yn derfynol ac mae'r gŵyn yn cael ei chau.
43. Os bydd yr Adolygydd Cwynion Annibynnol yn gwneud argymhelliad i ni, byddwn yn ei ystyried ac yn ymateb iddo ac i chi, os yw'n briodol. Byddwn yn gwneud hyn o fewn 20 diwrnod gwaith o dderbyn yr argymhelliad, yn egluro a ydym yn ei dderbyn ai peidio. Os byddwn yn gwrthod derbyn yr argymhelliad, byddwn yn egluro pam.

Cwynion i ASau, ASau'r DU, ein Prif Swyddog Gweithredol, Cwnsel Cyffredinol, Tîm Gweithredol a Bwrdd

Mae fy AS/AS y DU wedi ysgrifennu atoch ynglŷn â fy mater. A fyddwch chi'n ystyried hyn fel cwyn?

44. Rydym yn ymateb i ohebiaeth ASau/ASau'r DU y tu allan i'r Polisi Cwynion. Fodd bynnag, os gofynnwch i ni wneud hynny, byddwn yn ystyried eich pryderon o dan ein Polisi Cwynion hefyd.

Rydw i wedi ysgrifennu at y Prif Swyddog Gweithredol/Dirprwy Prif Swyddog Gweithredol, Cwnsel Cyffredinol, Tîm Gweithredol neu uwch arweinydd arall yn y sefydliad. A fyddant yn ystyried fy nghwyn?

45. Rydym yn trin cwynion yn unol â'n Polisi Cwynion. Bydd unrhyw gŵynion a anfonir i'r prif Swyddog Gweithredol/Dirprwy Prif Swyddog Gweithredol/Cwnsel Cyffredinol/Tîm Gweithredol neu uwch arweinydd arall yn cael eu hail-gyfeirio i'n Tîm Cwynion Corfforaethol. Bydd y tîm yn penderfynu a oes angen ymateb o dan y Polisi Cwynion neu y tu allan iddo (os, er enghraifft, mae'r mater y tu allan i'r ystod amser). Os oes angen ymateb, anfonir y gŵyn at y tîm perthnasol o fewn y sefydliad a bydd yn ymateb, neu bydd y Tîm Cwynion Corfforaethol yn ymateb.
46. Ni fydd ymateb yn cael ei ddarparu os ydym wedi rheoli cyswllt gyda chi o dan ein polisi Rheoli ymddygiad afresymol tuag at staff SRA a/neu rydym wedi egluro ein safbwynt yn flaenorol ac eisoes wedi rhoi gwybod i chi na allwn ymateb i chi ar y materion hyn.

Rydw i wedi ysgrifennu at y Bwrdd. A fydd yn ystyried fy nghwyn?

47. Na fydd, nid oes gan y Bwrdd rôl mewn trin materion gwaith achos na chwynion unigol. Yn hytrach, ei rôl yw gosod ein strategaeth a chyfeiriad polisi a goruchwylio ein perfformiad gweithredol cyffredinol.
48. Bydd unrhyw gŵynion a anfonir at y Bwrdd yn cael eu hail-gyfeirio at ein Tîm Cwynion Corfforaethol. Bydd y tîm yn penderfynu a oes angen ymateb o dan y Polisi Cwynion neu y tu allan i'r Polisi Cwynion (os, er enghraifft, mae'r mater y tu allan i'r ystod amser). Os oes angen ymateb, bydd y gŵyn yn cael ei hanfon at y tîm perthnasol o fewn y sefydliad a bydd yn ymateb.
49. Ni fydd ymateb yn cael ei ddarparu os ydym wedi rheoli cyswllt gyda chi o dan ein polisi Rheoli ymddygiad afresymol tuag at staff SRA a/neu rydym wedi egluro ein safbwynt yn flaenorol ac eisoes wedi rhoi gwybod i chi na allwn ymateb i chi ar y materion hyn.

Dysgu gan gŵynion amdanom ni

Sut rydym yn cofnodi, monitro a dysgu gan gŵynion

50. Rydym yn disgwyl i bob un o'n cydweithwyr nodi beth y gellir ei ddysgu gan gŵynion, p'un a yw camgymeriadau'n cael eu canfod ai peidio. Mae ein huwch arweinwyr yn cymryd diddordeb a rhan gweithredol ym mhob ffynhonnell adborth fel rhan o welliant parhaus. Mae nodi pa fewnwelediad a dysgu y gallwn eu cymryd o gŵynion yn helpu i wella ein gwasanaeth i ddefnyddwyr eraill. Rydym yn cadw cofnod o:
    • bob cwyn ffurfiol y byddwn yn ei derbyn
    • pwnc y gŵyn
    • y canlyniad (gan gynnwys unrhyw ddysgu a nodwyd gennym).

Rydym yn monitro cwynion dros amser, gan chwilio am dueddiadau a risgiau y gallai fod angen mynd i'r afael â nhw.

A ydych chi'n cyhoeddi unrhyw adroddiadau am gŵynion gwasanaeth?

51. Ydyn, rydym yn cynhyrchu ac yn cyhoeddi adroddiad blynyddol ar ein triniaeth o gŵynion. Mae'r adroddiad hwn yn cynnwys manylion am y nifer a'r prif fathau o gŵynion rydym wedi'u derbyn a pha gamau gweithredu rydym wedi'u nodi i wella ein gwasanaeth.
52. Mae'r Adolygydd Cwynion Annibynnol hefyd yn cynhyrchu adroddiad blynyddol ar y cwynion y mae'n eu hadolygu o dan y polisi hwn yng ngham 3 a'i archwiliadau o'n triniaeth o gŵynion.

Mae'r polisi hwn yn berthnasol i bob cwyn gwasanaeth o 1 Ebrill 2025.